ERPとは？初心者にもわかりやすく仕組みや導入メリットを解説

ERPという言葉を聞いたことはあるものの、「基幹システムと何が違うのか」「導入すると何が変わるのか」と疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。
また、Excelによる集計作業や二重入力、部門ごとに異なるシステム運用など、基幹業務に関する課題を抱えている企業も少なくありません。
本記事では、ERPとは何か、基幹システムとの違い、そしてERP導入によって解決できる代表的な課題について、初めての方にもわかりやすく解説します。

この記事はこんな方におすすめです。
・ERPについて基礎から理解したい方
・ERPと基幹システムの違いを知りたい方
・Excelや二重入力など、業務の非効率に課題を感じている方
・基幹システム刷新やERP導入を検討し始めた方
・将来的なAI・データ活用を見据えてシステム基盤を検討している方

読了時間：約7～9分

1.ERPとは？

ERPとは「Enterprise Resource Planning」の略称で、もともとは企業の「人・モノ・カネ・情報」を全社的に管理し、企業全体の最適化を目指す経営の考え方を指します。1990年代に、米国の調査会社ガートナーが提唱した概念とされています。
その後、この考え方を実現するためのERPシステムが登場し、現在では、会計・販売・購買・在庫・生産管理などの基幹業務を一つのシステムで統合管理する仕組みとして広く普及しています。
そのため、現在「ERP」という言葉は、企業の基幹業務を統合管理する「基幹システム」を指す意味で使われることが一般的です。
代表的なERPには、Oracle NetSuite、SAP S/4HANA、Microsoft Dynamics 365などがあり、多くの企業で経営・業務基盤として活用されています。

2.ERPと基幹システムとの違い

現在ではERPも「基幹システム」と呼ばれることが一般的ですが、ERPと個別の基幹システムでは、そもそも導入する目的が異なります。
個別の基幹システムは、販売管理、購買管理、在庫管理、生産管理、会計システムなど、特定の業務を効率化することを目的としたシステムです。そのため、それぞれの業務や部門に合わせて最適化されているケースも少なくありません。
一方、ERPは、これらの基幹業務を一つのシステムで統合し、企業全体の業務やデータをつなぐことで、全社最適を実現することを目的としたシステムです。
販売・購買・在庫・生産・会計などの情報を共通のデータベースで管理することで、部門を越えて情報を共有し、業務効率化だけでなく、迅速な経営判断にもつなげることができます。

基幹システム導入目的
各業務単体の効率化・最適化を考えた「部分最適」

ERP導入目的
企業全体の業務・データの最適化を考えた「全体最適」

このように、どちらも企業の基幹業務を支えるシステムですが、「何を最適化するためのシステムなのか」という目的に大きな違いがあります。
この違いは、「引き出し」に例えるとよりイメージしやすくなります。

個別の基幹システムは、販売管理・購買管理・在庫管理・会計管理など、業務ごとに別々の引き出しを持っている状態に例えることができます。

例えば書類を探す際、それぞれの引き出しから必要な情報を探し、組み合わせなければなりません。受注・在庫・会計などのデータが別々のシステムで管理されている場合も同様に、システム間の連携や二重入力、Excelによる集計などが発生しやすくなります。

一方、ERPは、販売・購買・在庫・生産・会計などのデータが、一つの大きな引き出しの中で整理され、つながっている状態です。

例えば営業担当が受注データを登録すると、その情報を起点に在庫確認、出荷、売上計上、会計仕訳まで一連の業務・データがつながります。そのため、会計仕訳から元の受注情報まで遡って確認することも可能です。

「別々の引き出し」＝ 個別の基幹システム
業務ごとにシステム・データを個別に管理
 

「一つの大きな引き出し」＝ ERP
全社の業務・データを一つにつなげて管理

ERPは、単に複数の機能を一つにまとめるだけではなく、企業全体の業務とデータをつなぎ、整合性の取れた情報を全社で活用するための仕組みと考えると分かりやすいでしょう。

3.ERP導入で解決できる課題

① 業務の非効率化（Excel・二重入力・手作業）

部門ごとに異なるシステムを利用している場合、同じ情報を複数のシステムへ入力する二重入力や、Excelを使った手作業が発生しやすくなります。
例えば、
・販売管理システムに受注情報を入力
・会計システムに売上情報を入力
・出荷実績を在庫システムへ登録
・経営会議用にExcelへ転記・集計
といった作業です。
また、システム間で連携できない情報をExcelで加工・集計している企業も少なくありません。こうした運用は業務負荷だけでなく、入力ミスや更新漏れ、業務の属人化につながる原因にもなります。
ERPでは、販売・購買・在庫・会計などのデータを一元管理することで、一度入力したデータを各業務で活用でき、二重入力や手作業を削減できます。
「何度も入力・集計する」から、「一度入力したデータを全社で活用する」へ

② 情報の分断による経営判断の遅れ

部門ごとに異なるシステムを利用していると、経営に必要な情報を集め、正しい数字を確認するだけでも時間がかかります。
例えば、
・営業部門と経理部門で売上数字が一致しない
・最新の在庫数を確認するために複数部署への確認が必要
・月次報告のたびに各部門からExcelを回収・集計している
・利益分析のために販売・原価・会計データを突合している
といった状況です。
その結果、データの収集や確認に時間を取られ、必要な情報を見たいタイミングで確認できず、経営判断が遅れる原因になります。
ERPでは、販売・購買・在庫・会計などの情報を一元管理することで、全社で同じ最新データを見ながら、迅速に判断できる環境を構築できます。
「データを集めてから判断する」経営から、「最新のデータを見てすぐに判断できる」経営へ。

③ AI・データ活用が進まない

近年、AI活用への期待が高まっていますが、AIを有効に活用するためには、その土台となるデータが重要です。
データが複数のシステムやExcelに分散していたり、部門ごとに更新タイミングや管理ルールが異なったりすると、全社横断での分析が難しく、分析結果の信頼性も低下します。
AI活用には、鮮度が高く正しいデータに加え、販売・購買・在庫・生産・会計など、企業活動全体のデータがつながった状態で蓄積されていることが重要です。
ERPでは、各業務のデータを一元管理することで、整合性の取れたデータを蓄積できます。その結果、需要予測・利益分析・異常検知など、より高度なAI・データ活用につなげることができます。
AI活用の第一歩は、AIを導入することではなく、「正しく、つながったデータ」を蓄積できる基盤をつくること。

まとめ

ERPは、販売・購買・在庫・生産・会計などの基幹業務を一つのシステムで統合し、企業全体の最適化を目指す仕組みです。
個別の基幹システムが各業務の効率化・最適化を目的とするのに対し、ERPは企業全体の業務とデータをつなぎ、「部分最適」から「全体最適」へ変えていくことを目的としています。
データを一元管理することで、二重入力や手作業の削減だけでなく、最新のデータに基づく迅速な経営判断や、将来的なAI・データ活用にもつなげることができます。