NetSuiteで月次締め前の確認作業を効率化する方法

月次締めの直前になってから確認が必要な内容が見つかると、担当者への確認や修正が集中し、締め作業の遅れや対応漏れにつながりやすくなります。

NetSuiteでは、あらかじめ決めた条件に合う内容を一覧にし、対応が必要な件数をログイン後の画面に表示できます。
月末にまとめて探すのではなく、日常的に状況を把握して早めに対応するための仕組みです。

本記事では、月次締め前の確認漏れや作業の集中を減らすために、NetSuiteで確認が必要な内容を早めに把握する方法を解説します。 

この記事はこんな方におすすめ
・月次締め前に未処理の取引が見つかり、追加の確認や対応に追われている方
・Excelやメールで行っている会計処理の進捗確認を効率化したい方
・NetSuiteを活用して、会計業務の確認漏れや処理の滞留を防ぎたい方

読了時間：約6分

1.月次締め前に確認や修正が集中する理由

日々の業務で入力した内容には、入力した本人による見直しや、別の担当者による確認が必要なものがあります。

確認や修正が必要な内容を日々把握できていれば問題ありませんが、月末になってからまとめて確認している場合は、対応漏れや締め作業の遅れにつながることがあります。

各担当者が自分の担当分だけを確認している場合、全体を確認する立場の人は進捗状況を把握しにくくなります。

また、確認が必要な内容を一覧で把握できなければ、対応漏れや確認漏れにも気付きにくくなります。
月末になってから確認や修正が必要な内容を洗い出していると、締め直前に確認や修正が集中してしまいます。

2.NetSuiteで確認が必要な内容を見つける仕組み

NetSuiteには、確認や対応が必要な内容を見つけやすくする仕組みがあります。

条件に合う内容を自動で抽出できる検索機能（保存検索）、確認が必要な件数を知らせる通知機能（リマインダー）、状況を一覧で確認する画面（ダッシュボード）を活用することで、日常的に確認できます。

そのため、月末になってからまとめて確認するのではなく、日々の業務の中で早めに気付けるようになります。

①条件に合う内容を自動で一覧化する

最初に、「どの内容を確認対象として一覧に表示したいか」を決めます。
この一覧化を実現するのが、条件に合うデータを自動で抽出できる検索機能（保存検索）です。

例えば、次のような内容を確認対象にできます。

例：
・関係者による確認が残っている内容
・金額が大きく重点的に確認したい内容
・月次締め前に確認しておきたい内容

どの内容を確認対象にするかは、会社ごとの業務の進め方によって異なります。
そのため、自社で確認したい内容に合わせて条件を決めることが重要です。

②確認が必要な件数を通知する

一覧化した内容は、通知機能（リマインダー）として表示できます。

通知には、保存検索の条件に該当する件数が表示されます。
件数をクリックすると対象の一覧を確認できるため、内容を確認しながら必要な対応を進められます。

例えば、「確認が必要な内容」「金額が大きく確認したい内容」など、目的が分かる名前を付けておくと管理しやすくなります。

これにより、月末にまとめて確認するのではなく、日々の業務の中で対応が必要な内容に気付きやすくなります。

③ダッシュボードで日常的に確認する

最後に、確認が必要な件数をダッシュボードへ表示します。

NetSuiteへログインした際に状況を確認できるため、月末になるまで問題に気付かない状態を防ぎやすくなります。
また、自分が対応すべき内容だけでなく、全体の状況も一覧で確認できます。

そのため、対応漏れや確認漏れを早い段階で把握しやすくなります。

3.月次締め前の対応を前倒ししやすくなる

保存検索やリマインダーを活用すると、確認や修正が必要な内容を日常的に把握できます。
そのため、月末になってからまとめて確認するのではなく、発生した段階で対応を進めやすくなります。

確認漏れや修正対応が早い段階で解消されることで、月次締めに必要な作業を前倒しできます。
その結果、数値の確定が早まり、売上や利益の変動要因の分析や、予算との差異の確認に、より多くの時間を充てられます。

月次締め直前に問題を探す運用ではなく、早い段階で問題を把握して対応する運用へ変えられることが、この仕組みの大きなメリットです。

4.担当者が変わっても同じ基準で確認できる状態を作る

月次締め前の確認作業が担当者ごとの経験や判断に依存している場合、担当者が変わるたびに確認内容や確認品質に差が生じる可能性があります。

保存検索を利用すると、「何を確認するのか」を条件として明確にできます。
また、リマインダーやダッシュボードを組み合わせることで、誰が担当しても同じ基準で状況を確認しやすくなります。

例えば、これまでは担当者ごとの判断で確認していた内容も、保存検索の条件として定義しておくことで、確認すべき内容を共通化できます。
そのため、担当者が変わった場合でも、確認の観点や判断基準を引き継ぎやすくなります。

月次締めを安定して進めるためには、確認漏れを防ぐだけでなく、担当者によらず同じ品質で確認できる状態を作ることも重要です。

まとめ

NetSuiteでは、保存検索、リマインダー、ダッシュボードを組み合わせることで、確認や対応が必要な内容を早い段階で把握できる仕組みを作れます。

・保存検索で、確認や対応が必要な内容を一覧化する
・リマインダーで件数を把握する
・ダッシュボードから内容を確認し、必要な対応につなげる

この仕組みを活用することで、月末になってから問題を探すのではなく、日々の業務の中で状況を把握しながら対応を進められるようになります。

月次締め前の確認作業は、担当者の経験や記憶に頼るほど負荷が大きくなります。

NetSuiteで確認基準や確認方法を仕組み化することで、月末の対応集中を防ぎながら、数値の早期確定や確認品質の標準化につなげることができます。